Czym kierować się przy wyborze regałów do biura i archiwum?

Czy w każdej firmie potrzebne są mocne regały na akta?

Każda dłużej działająca na rynku firma mierzy się z problemem przechowywania i archiwizowania stale rozrastającej się ilości dokumentacji. Mimo iż wiele firmowych dokumentów można już przechowywać w chmurze, pracownicy dla pewności wolą jednak mieć je również w formie papierowej. Stały rozrost napływu nowych akt może na chwile zatrzymać skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego, które u siebie składuje niektóre dokumenty, lecz po czasie zostaną one zwrócone i nie obejdzie się bez inwestycji w solidne regały na segregatory.

Dowody księgowe, akta pracownicze, zarządzenia wewnętrzne, dokumentacja techniczna i wiele innych dokumentów wymaga przechowywania zgodnie z przepisami od kilku do kilkudziesięciu lat. Zapewnienie osobnego pomieszczenia na segregatory generuje dodatkowe koszty, więc warto maksymalnie wykorzystać dostępne w nim miejsce. O ile pomieszczenia biurowe mogą być wyposażone w zwykłe komplety mebli biurowych z płyty wiórowej, o tyle takie rozwiązanie nie ma prawa bytu w archiwum firmowym. Półki na zarchiwizowane dokumenty muszą mieć nośność nawet 80 kg, a cały regał ma stać stabilnie i wytrzymać w doskonałym stanie wiele lat. 

Wymagania, którym musi podołać regał do archiwum

Niewielkie pomieszczenia służące za archiwa w firmach wymagają przede wszystkim wytrzymałych regałów, pozwalających na zagospodarowanie dostępnej przestrzeni aż po sufit. Najlepsze do tego celu będą metalowe regały z półkami wykonanymi ze wzmocnionych, grubych płyt wiórowych lub ze stali galwanizowanej. Profesjonalne regały na segregatory posiadają możliwość regulacji wysokości półek i są łatwe w montażu. Istnieje też opcja przytwierdzenia do nich szuflad, blatu lub separatorów. Moduły regałów można dowolnie komponować i dopasować według potrzeb. Różne szerokości i długości półek pozwalają na pełne wykorzystanie metrażu pomieszczenia na dokumenty. Wybranie otwartych regałów umożliwia szybkie zlokalizowanie opisanych na grzbietach teczek i segregatorów z dokumentami, pozwala też zachować odpowiedni dopływ powietrza i zapobiega zbyt szybkiemu niszczeniu papieru.

Warto pamiętać, ze metalowe regały wykorzystuje się w najbardziej poważanych archiwach państwowych, gdzie przepisy wymagają utrzymywania w pomieszczeniu odpowiedniego poziomu wilgotności i temperatury. Metalowe regały z obustronnie ocynkowanej blachy cechują się odpornością na wilgoć, ich moduły można wykorzystać do podziału pomieszczenia, a montaż jest prosty i nie wymaga użycia specjalistycznych narzędzi.